Privacyverklaring
Velto is boekingssoftware voor salons. Hier lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. We schrijven het zo duidelijk mogelijk.
1. Wie zijn wij?
Velto is een handelsnaam van Goessens Jelle (eenmanszaak), Stapelstraat 36, 3800 Sint-Truiden, België, ondernemingsnummer 0792.817.622. Vragen over privacy stuur je naar info@veltosoftware.eu of bel +32 487 17 21 10.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Gebruik je Velto als salon (eigenaar, manager of medewerker)? Dan zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor je account- en facturatiegegevens. Deze privacyverklaring is dan volledig op jou van toepassing.
Boek je als klant een afspraak bij een salon die Velto gebruikt? Dan is de salon verantwoordelijk voor je gegevens en verwerkt Velto ze alleen in opdracht van die salon, als verwerker. Wat dat voor jou betekent, lees je in punt 7.
3. Welke gegevens verwerken we over salons en hun medewerkers?
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, rol in de salon (eigenaar, manager, medewerker) en het tijdstip van inloggen.
- Gegevens van de zaak: naam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer, diensten, prijzen, werkuren en afwezigheden van medewerkers.
- WhatsApp-koppeling: het WhatsApp Business-nummer van de salon en de technische sleutels die Meta ons geeft om berichten te versturen. Die sleutels worden afgeschermd bewaard en zijn niet zichtbaar in het dashboard.
- Facturatie: gekozen abonnement, facturen en betaalstatus.
- Technische gegevens: IP-adres en browsergegevens in serverlogboeken, om misbruik te voorkomen en fouten op te lossen.
- Contact met ons: wat je ons zelf meldt per e-mail, telefoon of WhatsApp.
4. Waarom en op welke rechtsgrond?
| Doel | Rechtsgrond (AVG art. 6) |
|---|---|
| Je account aanmaken, je laten inloggen en de dienst leveren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturen opmaken en onze boekhouding bijhouden | Wettelijke verplichting |
| Beveiliging, misbruik voorkomen, fouten oplossen | Gerechtvaardigd belang |
| Je informeren over wijzigingen, storingen en nieuwe functies van Velto | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (afmelden kan altijd) |
| Anonieme statistieken om Velto te verbeteren | Gerechtvaardigd belang |
We verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.
5. Met wie delen we gegevens?
Alleen met dienstverleners die we nodig hebben om Velto te laten werken. Met elk van hen hebben we afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging.
- Supabase – database en inloggen.
- Vercel – hosting van de app. De servers waarop de app draait staan in Frankfurt (Duitsland).
- Meta Platforms Ireland – WhatsApp Business Platform, om berichten te versturen vanaf het nummer van de salon.
- Mollie (Nederland) – online betalingen, zodra die functie actief is.
- Onze boekhouder en, als de wet dat vereist, overheidsinstanties.
Sommige van deze partijen zijn (ook) gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. In dat geval gebeurt de doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De volledige, actuele lijst staat in bijlage 3 van onze verwerkersovereenkomst.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
- Account- en salongegevens: zolang je klant bent, en daarna nog maximaal 12 maanden voor vragen of geschillen.
- Facturen en boekhoudstukken: 7 jaar, zoals de Belgische wet vereist.
- Serverlogboeken: maximaal 90 dagen.
- Gegevens van klanten van een salon: zie punt 7.
7. Boek je een afspraak via Velto? Dit gebeurt met je gegevens
Je boekt bij een salon. Die salon is verantwoordelijk voor je gegevens; Velto verwerkt ze alleen in opdracht van de salon en mag ze niet voor iets anders gebruiken.
Welke gegevens?
- Je naam, gsm-nummer en (als je dat invult) je e-mailadres.
- Je afspraken: dienst, medewerker, datum en uur, prijs, eventuele korting, voorschot en status (bijvoorbeeld bevestigd, geannuleerd of niet komen opdagen).
- Notities die de salon over je bijhoudt, een review die je zelf geeft, je inschrijving op de wachtlijst en cadeaubonnen.
- Welke WhatsApp-berichten je kreeg en of ze afgeleverd en gelezen zijn, plus de knop die je aantikte (bijvoorbeeld "Bevestigen"). We bewaren de inhoud van je gesprekken niet.
Waarom?
- Om je afspraak te plannen en je een bevestiging en herinnering te sturen via WhatsApp, vanaf het nummer van de salon. Dat is nodig voor de afspraak die je maakt.
- Om de salon te beschermen tegen afspraken die niet nagekomen worden, bijvoorbeeld door bij herhaalde no-shows een voorschot te vragen.
- Om je na je bezoek te vragen hoe het was, en om je een vrijgekomen plek aan te bieden als je op de wachtlijst staat.
- Alleen als je dat zelf aanvinkt: om je een seintje te geven wanneer het tijd is voor een volgende afspraak, of je een last-minute plek aan te bieden. Die toestemming kun je altijd intrekken bij de salon of door op het bericht te antwoorden.
Hoe lang?
Zolang de salon Velto gebruikt en je gegevens nodig heeft, of tot je vraagt om ze te verwijderen. Stopt de salon met Velto, dan wissen wij de gegevens binnen 30 dagen nadat de salon ze heeft kunnen exporteren.
Je rechten
Wil je je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, of geen berichten meer krijgen? Neem contact op met de salon. Lukt dat niet, mail dan naar info@veltosoftware.eu: wij bezorgen je vraag aan de salon en helpen die om ze snel af te handelen.
8. Hoe beveiligen we gegevens?
- Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS/TLS) en de database is versleuteld opgeslagen.
- Elke salon ziet alleen zijn eigen gegevens. Dat wordt afgedwongen in de database zelf, niet alleen in de app.
- Inloggen gebeurt met een persoonlijke, eenmalige link per e-mail; er worden geen wachtwoorden bewaard.
- Binnen de salon kunnen alleen eigenaars en managers instellingen en diensten wijzigen.
- Berichten die Meta naar ons stuurt, controleren we op echtheid met een digitale handtekening.
9. Cookies
Velto gebruikt geen advertentie- of trackingcookies. Op de boekingspagina plaatsen we geen cookies. In het dashboard bewaren we je login in je browser (lokale opslag), zodat je ingelogd blijft. Dat is strikt noodzakelijk en vraagt geen toestemming.
10. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen de verwerking. Gaven we je gegevens op basis van toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je vraag naar info@veltosoftware.eu; we antwoorden binnen een maand. We kunnen je vragen om aan te tonen wie je bent.
Ben je niet tevreden met ons antwoord? Dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als Velto verandert of de wet dat vraagt. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we salons vooraf per e-mail. De datum bovenaan toont de geldende versie.