Algemene voorwaarden

Versie van 1 november 2026

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Velto door een salon. Door een account aan te maken of Velto te gebruiken, aanvaard je ze, samen met de verwerkersovereenkomst die er deel van uitmaakt.

1. Partijen en definities

• Velto, wij: Goessens Jelle (eenmanszaak), handelend onder de naam Velto, Stapelstraat 36, 3800 Sint-Truiden, KBO 0792.817.622, btw BE 0792.817.622.
• Salon, jij: de onderneming die een account aanmaakt, zoals een kapsalon, barbier, schoonheids- of nagelsalon of praktijk. Velto richt zich alleen tot ondernemingen, niet tot consumenten.
• Gebruikers: de eigenaar, managers en medewerkers die de salon toegang geeft.
• Klanten: de personen die bij de salon een afspraak maken.
• Dienst: de Velto-software: online boeken, agenda, WhatsApp-berichten, wachtlijst, reviews, cadeaubonnen, inzichten en alle bijhorende functies, zoals ze op elk moment beschikbaar zijn.

2. De dienst

Velto stelt de dienst online ter beschikking als software-as-a-service. Wij hosten alles; je hebt alleen een internetverbinding en een recente browser nodig. We mogen de dienst verbeteren en functies toevoegen, wijzigen of schrappen. Schrappen we een functie die wezenlijk is voor je abonnement, dan verwittigen we je minstens 30 dagen vooraf en mag je kosteloos opzeggen.

3. Account en toegang

• Je geeft juiste en volledige gegevens op en houdt ze up-to-date.
• Je bent verantwoordelijk voor wie je toegang geeft en voor alles wat via je account gebeurt. Inloggen gebeurt met een persoonlijke link per e-mail: hou je mailbox goed beveiligd.
• Merk je misbruik van je account, meld het ons dan meteen op info@veltosoftware.eu.

4. Proefperiode, prijzen en betaling

• Nieuwe salons krijgen een gratis proefperiode van één maand, tenzij schriftelijk iets anders is afgesproken (bijvoorbeeld voor pilotsalons). Na de proefperiode kies je een abonnement. Doe je dat niet, dan pauzeren we je account; je gegevens blijven 30 dagen bewaard.
• De prijzen van de abonnementen staan op onze website en in je dashboard. Ze zijn uitgedrukt in euro, exclusief btw, en worden per maand vooraf gefactureerd.
• Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen. Bij laattijdige betaling sturen we eerst een herinnering. Blijft betaling 14 dagen na die herinnering uit, dan mogen we de dienst opschorten en zijn de interesten en vergoeding van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties verschuldigd.
• Kosten die Meta aanrekent voor WhatsApp-berichten en kosten van betaalproviders zoals Mollie zijn niet inbegrepen in de abonnementsprijs, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Wat ze kosten, vind je op onze website.
• We mogen onze prijzen aanpassen. Een prijsverhoging melden we minstens 30 dagen vooraf per e-mail; ga je niet akkoord, dan mag je opzeggen voor de nieuwe prijs ingaat.

5. Duur en opzegging

• Het abonnement loopt per maand en wordt telkens stilzwijgend met een maand verlengd.
• Je kunt op elk moment opzeggen per e-mail naar info@veltosoftware.eu. De opzegging gaat in op het einde van de lopende maand. Een begonnen maand wordt niet terugbetaald.
• Wij kunnen opzeggen met een opzegtermijn van 30 dagen. Bij een ernstige tekortkoming (zoals niet-betaling ondanks herinnering, spam of misbruik van WhatsApp, of inbreuk op de wet) mogen we de dienst onmiddellijk opschorten of beëindigen.
• Na het einde van de overeenkomst kun je je gegevens nog 30 dagen exporteren. Daarna wissen we ze, zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.

6. Correct gebruik

Je gebruikt Velto alleen voor het beheer van afspraken en het contact met je eigen klanten. Je verbindt je ertoe:

• de wet na te leven, in het bijzonder de privacywetgeving (AVG) en de regels over elektronische reclame;
• je klanten correct te informeren over hoe je hun gegevens gebruikt;
• geen gegevens in te voeren waarvoor je geen rechtsgrond hebt, en geen gevoelige gegevens (zoals over gezondheid) te noteren als dat niet strikt nodig is;
• de dienst niet te gebruiken om spam te sturen, de werking te verstoren, beveiliging te omzeilen of de software te kopiëren of na te bouwen.

7. WhatsApp

• Velto verstuurt berichten vanaf het eigen WhatsApp Business-nummer van de salon, via het officiële WhatsApp Business Platform van Meta. Daarvoor koppel je je nummer zelf in je dashboard en aanvaard je de voorwaarden van Meta.
• Je leeft de WhatsApp Business-beleidsregels van Meta na. Herinneringen en bevestigingen mag je sturen omdat de klant een afspraak maakte. Commerciële berichten (zoals "tijd voor een nieuwe afspraak" of last-minute aanbiedingen) stuurt Velto alleen naar klanten die daar uitdrukkelijk toestemming voor gaven.
• Meta beslist zelf over de goedkeuring van berichtsjablonen, de kwaliteit van je nummer en eventuele beperkingen. We zijn niet aansprakelijk als Meta een bericht weigert, vertraagt of je nummer beperkt.

8. Voorschotten, betalingen en cadeaubonnen

Voorschotten, betalingen en cadeaubonnen zijn afspraken tussen de salon en zijn klant. Velto stelt de technische middelen ter beschikking maar is geen partij bij die overeenkomst. De salon bepaalt zijn eigen annulerings- en voorschotregels, informeert zijn klanten daarover en blijft verantwoordelijk voor terugbetalingen en geschillen met klanten. Online betalingen lopen, zodra die functie actief is, via een erkende betaalprovider zoals Mollie, onder diens voorwaarden.

9. Beschikbaarheid en ondersteuning

We doen al het redelijke om Velto altijd beschikbaar en veilig te houden (inspanningsverbintenis). Onderhoud plannen we zoveel mogelijk buiten de openingsuren van salons. Storingen bij onze hosting- of berichtenpartners, of op het internet, kunnen we niet volledig uitsluiten. Je kunt ons bereiken via info@veltosoftware.eu of +32 487 17 21 10; we antwoorden zo snel mogelijk op werkdagen.

10. Jouw gegevens en onze software

• De gegevens die je in Velto invoert, en de gegevens van je klanten, blijven van jou. Je kunt ze op elk moment zelf exporteren via je dashboard (Instellingen → Je gegevens exporteren), als bestanden die je opent in Excel. Wij verwerken ze alleen volgens de verwerkersovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van deze voorwaarden.
• De software, het ontwerp, de merknaam Velto en alle bijhorende intellectuele eigendomsrechten blijven van ons. Je krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht zolang je abonnement loopt.
• We mogen geanonimiseerde en samengevoegde gegevens (die niet tot een salon of persoon te herleiden zijn) gebruiken om Velto te verbeteren.

11. Aansprakelijkheid

• We zijn alleen aansprakelijk voor schade die rechtstreeks het gevolg is van onze eigen fout.
• We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst of omzet, gemiste afspraken, klanten die niet komen opdagen, verlies van klanten of reputatieschade.
• We zijn niet aansprakelijk voor storingen of beslissingen van derden, zoals Meta (WhatsApp), betaalproviders, internetproviders of hostingpartners, noch voor schade door verkeerde gegevens die de salon invoerde.
• Onze totale aansprakelijkheid is per jaar beperkt tot het bedrag dat je in de 12 maanden voor het schadegeval aan Velto betaalde.
• Deze beperkingen gelden niet bij opzet, bedrog of zware fout.

12. Overmacht

Bij overmacht (zoals grootschalige storingen bij derden, cyberaanvallen ondanks redelijke beveiliging, stroomuitval of overheidsmaatregelen) worden onze verplichtingen opgeschort zolang de overmacht duurt. Duurt ze langer dan 30 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst kosteloos beëindigen.

13. Wijzigingen van deze voorwaarden

We mogen deze voorwaarden aanpassen. Wezenlijke wijzigingen melden we minstens 30 dagen vooraf per e-mail. Ga je niet akkoord, dan mag je opzeggen voor ze ingaan. Gebruik je Velto daarna verder, dan aanvaard je de nieuwe versie.

14. Slotbepalingen

• Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. We vervangen de ongeldige bepaling door een geldige die er zo dicht mogelijk bij aansluit.
• Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als we ze schriftelijk (ook per e-mail) bevestigen. Algemene voorwaarden van de salon zijn niet van toepassing.
• Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Bij een geschil zoeken we eerst samen een oplossing. Lukt dat niet, dan zijn alleen de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg bevoegd.